摘要：本研究基于數(shù)據(jù)四層級(jí)架構(gòu)體系、標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)，搭建一體化的工會(huì)檔案資源管理和共享利用信息化平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范固化和多樣化智慧服務(wù)應(yīng)用，提高檔案管理的效率以及檔案服務(wù)的質(zhì)量與價(jià)值。研究結(jié)果表明，基于大數(shù)據(jù)的工會(huì)檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)體系，包括底層數(shù)據(jù)、語(yǔ)義描述及內(nèi)容特征、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、知識(shí)應(yīng)用四個(gè)層級(jí)。基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化升級(jí)，可促進(jìn)集團(tuán)級(jí)企業(yè)工會(huì)檔案管理業(yè)務(wù)流程化、管控集中化、管理網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)智慧化，充分發(fā)揮工會(huì)檔案的憑證、業(yè)務(wù)、情報(bào)、文化、知識(shí)、降本提效等價(jià)值。工會(huì)檔案管理從傳統(tǒng)的文檔管理逐漸轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)的管理與應(yīng)用，基于工會(huì)檔案數(shù)據(jù)資源的收集、處理、存儲(chǔ)、挖掘和利用，進(jìn)而轉(zhuǎn)型為智能型工會(huì)檔案管理。

關(guān)鍵詞：工會(huì)檔案；
檔案管理系統(tǒng)；
智能應(yīng)用；
智慧檔案服務(wù)；
知識(shí)服務(wù)；
多源異構(gòu)數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-8883（2023）05-0153-03

一、引言

工會(huì)是維護(hù)工人合法權(quán)益的組織，工會(huì)檔案真實(shí)記載著工會(huì)工作的狀況，體現(xiàn)了傳承、憑據(jù)、服務(wù)、激勵(lì)、制約、指導(dǎo)等價(jià)值[1-2]。企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、決策指導(dǎo)、運(yùn)營(yíng)創(chuàng)效、監(jiān)督檢查等工作息息相關(guān)[3-4]。傳統(tǒng)的工會(huì)檔案管理采用紙質(zhì)模式，停留在被動(dòng)服務(wù)、簡(jiǎn)單展示和存儲(chǔ)的淺層次狀態(tài)，檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、利用等工作效率低下，且缺少數(shù)據(jù)化開發(fā)，檔案的價(jià)值未能充分發(fā)揮[5-7]。由于檔案管理專業(yè)人員配置不足或崗位人員變動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案管理制度流于形式，管理出現(xiàn)漏洞，檔案中有價(jià)值的信息并未能廣泛傳播、利用與共享[8]。因此，有必要利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)改造升級(jí)工會(huì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化、數(shù)據(jù)智能化、應(yīng)用智慧化，通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值再創(chuàng)造，深度服務(wù)職工，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

本研究擬分析工會(huì)檔案信息管理平臺(tái)的搭建、功能等，以期實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案的無(wú)紙化管理、數(shù)據(jù)資源整合、高效協(xié)同與信息共享，提高檔案管理水平和對(duì)外服務(wù)的能力。對(duì)工會(huì)檔案信息管理平臺(tái)的分析，有助于了解基于工會(huì)檔案的統(tǒng)一信息平臺(tái)，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、語(yǔ)義化、關(guān)聯(lián)化、可視化、智能化等技術(shù)加工，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速檢索調(diào)用，使管理更加順暢、高效，促進(jìn)工會(huì)檔案價(jià)值鏈從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)延伸。

簡(jiǎn)言之，工會(huì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)治理現(xiàn)代化的必然選擇。通過(guò)一體化、信息化平臺(tái)建設(shè)與管理理念、流程內(nèi)嵌信息系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的有效整合與價(jià)值創(chuàng)造。

二、工會(huì)檔案管理信息化系統(tǒng)

檔案管理的要求包括：資料齊全、真實(shí)，分門別類，快速查找，數(shù)據(jù)安全等[9-10]。檔案管理應(yīng)遵守國(guó)家檔案法、保密法等相關(guān)法律法規(guī)，制定企業(yè)檔案管理制度、困難職工檔案管理辦法、檔案信息管理系統(tǒng)管理辦法等配套制度，實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理[11]。

檔案管理的體系架構(gòu)一般分為四個(gè)層次：數(shù)據(jù)收集層、語(yǔ)義描述層、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)層、數(shù)據(jù)應(yīng)用層。數(shù)據(jù)收集層是物理層，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化圖像、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等；
語(yǔ)義描述為內(nèi)容特征層，一般采用RDF格式完成語(yǔ)義描述，形成圖像元數(shù)據(jù)；
數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)層是高層級(jí)的語(yǔ)義數(shù)據(jù)層，利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的物理特征和語(yǔ)義特征，外部歷史背景、語(yǔ)音、文字等數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)；
知識(shí)應(yīng)用層包括大數(shù)據(jù)分析、知識(shí)發(fā)現(xiàn)、知識(shí)挖掘和智能檢索等，為用戶提供更加智慧的服務(wù)。

基于檔案管理的要求，工會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)包括：

統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。一般采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（Oracle、DB2、My SQL等）與非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（Mongo DB等）結(jié)合的形式建設(shè)數(shù)字底座，進(jìn)行檔案電子文檔的編號(hào)與分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)。針對(duì)數(shù)據(jù)的入庫(kù)格式，制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)技術(shù)工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式的通用化和一致性，以便后期調(diào)用[12-13]。為了消除數(shù)據(jù)提供者元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)據(jù)模型差異，可以根據(jù)映射規(guī)則，將不同的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將知識(shí)單元聚合成知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。為了兼容半結(jié)構(gòu)化XML格式元數(shù)據(jù)，圖片、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可將關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)為大數(shù)據(jù)庫(kù)Hadoop，以適應(yīng)鍵值、列簇、圖譜等不同場(chǎng)景[14]。

紙版文件轉(zhuǎn)換成電子版文件。針對(duì)同一份文件，在歸檔保存紙質(zhì)資料的同時(shí)，通過(guò)掃描等方式將紙版資料轉(zhuǎn)化為電子資料，保存對(duì)應(yīng)的電子版文件。隨著網(wǎng)絡(luò)利用程度不斷加深，業(yè)務(wù)對(duì)電子版文件的依賴也在加深，采用圖像掃描、快速錄入等物聯(lián)網(wǎng)工具提高文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率，很有必要。

歸檔與標(biāo)簽。按照電子檔案管理辦法，對(duì)電子版文件按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行接收、登記、記錄、分類、存儲(chǔ)、保管，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案入庫(kù)。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。為了方便后期檔案檢索，需要對(duì)入庫(kù)電子檔案進(jìn)行命名，并提供數(shù)個(gè)關(guān)聯(lián)度較高的關(guān)鍵詞，形成檔案標(biāo)簽。

RDF格式。為了進(jìn)一步挖掘工會(huì)檔案的價(jià)值，可采用RDF格式，對(duì)檔案的底層數(shù)據(jù)進(jìn)行快速關(guān)聯(lián)，形成序化、熵減、成體系的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)知識(shí)[15-16]。讓數(shù)據(jù)深度關(guān)聯(lián)的主要方式為采用RDF格式。RDF是關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的底層數(shù)據(jù)模型，包括主體、謂語(yǔ)、客體三大要素。RDF具有強(qiáng)大的語(yǔ)義描述能力，尤其擅長(zhǎng)著作文檔與圖像視頻之間的緊密聯(lián)系，能夠?qū)D像知識(shí)描述統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。為了實(shí)現(xiàn)圖像語(yǔ)義特征描述，采用底層特征、對(duì)象層、場(chǎng)景層、空間層、行為層、情感層進(jìn)行分層描述。基于RDF格式，方便實(shí)現(xiàn)RDF知識(shí)關(guān)聯(lián)、鏈接、資源應(yīng)用與服務(wù)。RDF主謂賓表現(xiàn)為URI，通過(guò)URI將圖像、文檔等異構(gòu)分散數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，形成語(yǔ)義互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)數(shù)字檔案資源知識(shí)網(wǎng)絡(luò)體系的形成。

微服務(wù)。集團(tuán)級(jí)的工會(huì)檔案管理平臺(tái)具有微服務(wù)、云共享的功能，與基層工會(huì)檔案管理共用一套信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)上下數(shù)據(jù)貫通、共享。微服務(wù)架構(gòu)能夠促進(jìn)組織形態(tài)扁平化、去中心化、信息共享和上下協(xié)同。

檢索。系統(tǒng)具有采用關(guān)鍵詞進(jìn)行檔案檢索的功能，能通過(guò)文檔標(biāo)題、語(yǔ)義關(guān)聯(lián)、主題類型、關(guān)系編目及頁(yè)面遍歷的方式，快速查找關(guān)聯(lián)度較高的檔案。通過(guò)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，通過(guò)各種模型將多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的語(yǔ)義及數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以方便檢索、知識(shí)發(fā)現(xiàn)。

查閱。信息系統(tǒng)能夠兼容各種格式的電子文檔，包括PDF、WORD、圖片、視頻、音頻等格式文檔，實(shí)現(xiàn)在線閱讀、數(shù)據(jù)查詢、分類瀏覽、下載和可視化展示等服務(wù)。

電子簽章與數(shù)字水印技術(shù)。應(yīng)用電子簽字、簽章等技術(shù)，提高查檔的便捷度和滿意度。應(yīng)用數(shù)字水印技術(shù)，以保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

ORC檢測(cè)與識(shí)別。通過(guò)ORC識(shí)別技術(shù)，將重要的圖片中的文字和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文檔格式，便于信息整理與分析引用[17]。ORC檢測(cè)技術(shù)對(duì)名人手稿、口述記錄、日記、照片等較為實(shí)用，用于實(shí)現(xiàn)散落碎片化資源的收集整合與知識(shí)序化。

大數(shù)據(jù)分析、知識(shí)圖譜及人工智能算法。應(yīng)用決策樹、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，專家知識(shí)圖譜等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)工會(huì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行組織、清洗、分析、挖掘、揭示和價(jià)值提煉，產(chǎn)生智能檢索推薦、知識(shí)聚合和語(yǔ)義化重組，以輔助改進(jìn)工會(huì)服務(wù)和政策制定。通過(guò)智能化技術(shù)，確定用戶行為和信息需求，可將隱性知識(shí)顯性化，從而為用戶提供個(gè)性的服務(wù)。

備份。對(duì)于同一份電子版文件，不僅要在本地服務(wù)器存儲(chǔ)，還要上傳至備份服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)雙保險(xiǎn)，規(guī)避數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

網(wǎng)絡(luò)安全配置。在檔案管理系統(tǒng)中增加指紋識(shí)別、身份核對(duì)、防火墻、殺毒軟件、流量監(jiān)測(cè)、攻擊阻斷、攻擊溯源等配置，防止因信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致電子檔案外泄或被盜。

檢索數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。基于UGC（用戶生產(chǎn)內(nèi)容）和PGC（專業(yè)生產(chǎn)內(nèi)容）的理念，在檢索、調(diào)用工會(huì)檔案數(shù)據(jù)過(guò)程中，分析調(diào)用檔案的類型、點(diǎn)擊量、下載量、檢索所用關(guān)鍵詞頻次等，產(chǎn)生推薦排名，增加信息管理系統(tǒng)與用戶的互動(dòng)。通過(guò)檔案百科詞條、檢索大數(shù)據(jù)排名、用戶畫像等，突出實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)話題，并針對(duì)性地進(jìn)行內(nèi)容推送，提高檔案資源的利用效率。

三、信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理

人工智能時(shí)代的工會(huì)檔案管理，應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源大量生產(chǎn)的主流趨勢(shì)，純文字版本的資料占比逐漸下降，多源異構(gòu)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)主動(dòng)融合多種新型數(shù)據(jù)，主動(dòng)適應(yīng)來(lái)源多樣、分布廣泛、數(shù)據(jù)巨大、結(jié)構(gòu)迥異的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)等[18]。

由于檔案信息數(shù)據(jù)量日益增大和智能化發(fā)展，檔案管理人員的工作重心逐漸從日常事務(wù)性工作向文件管理、數(shù)據(jù)管理和知識(shí)服務(wù)延伸，逐漸形成檔案資源共享、業(yè)務(wù)智能的數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)。以用戶需求為導(dǎo)向，工會(huì)檔案信息系統(tǒng)可提供個(gè)性化推薦、知識(shí)分析、沉浸式體驗(yàn)等多元化、差異化的服務(wù)。

工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)與實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景深度融合的應(yīng)用包括：

困難職工的檔案。做到一戶一檔，將個(gè)人情況、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況、參加活動(dòng)信息、慰問(wèn)補(bǔ)貼情況、職工訴求調(diào)研情況等納入個(gè)人檔案。通過(guò)設(shè)置幫扶頻次、金額等統(tǒng)計(jì)信息，積極推動(dòng)工會(huì)下沉工作重心，深入職工生活，了解職工需求，摸清貧困職工實(shí)情，將集團(tuán)內(nèi)部困難職工檔案管理與關(guān)懷幫扶工作一體化融合。

困難職工管理服務(wù)客戶端。發(fā)揮信息管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)勢(shì)，開辟脫貧脫困數(shù)據(jù)庫(kù)和貧困職工服務(wù)客戶端，適時(shí)公開幫扶的頻次和金額數(shù)量等，引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部資源主動(dòng)幫扶困難職工。同時(shí)通過(guò)困難職工管理服務(wù)客戶端，保護(hù)困難職工的隱私，以個(gè)性、多元、便捷、精準(zhǔn)的方式，為貧困職工提供智能化、場(chǎng)景化的幫扶服務(wù)。

重要扶貧活動(dòng)。做到一戶一檔，動(dòng)態(tài)管理，將工會(huì)檔案管理與工會(huì)慰問(wèn)、宣傳等工作融合。工會(huì)檔案管理可利用多種新媒體平臺(tái)開展檔案宣傳、扶貧活動(dòng)及創(chuàng)意文化傳播，弘揚(yáng)正能量。

勞動(dòng)模范及以勞動(dòng)模范名字命名的職工創(chuàng)新工作室。做到一戶一檔，總結(jié)和宣傳先進(jìn)模范人物的基本情況、先進(jìn)事跡，以帶動(dòng)和啟發(fā)廣大職工向榜樣學(xué)習(xí)，爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)，提高榜樣精神的感召力；
詳細(xì)記錄職工創(chuàng)新工作室的工作開展情況，包括對(duì)外接待、外出參會(huì)演講、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)情況、QC活動(dòng)、五小創(chuàng)新、成果獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重要榮譽(yù)等；
關(guān)心勞模健康，每年定期提示勞模參與制度規(guī)定的休假療養(yǎng)。

重要文體活動(dòng)及節(jié)日活動(dòng)。做到一戶一檔，總結(jié)廣大職工的參與情況。通過(guò)配備文化體育設(shè)施、定期組織活動(dòng)等，加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。

職工健康服務(wù)活動(dòng)。做到一戶一檔，通過(guò)提供醫(yī)療設(shè)備、免費(fèi)專項(xiàng)體檢、心理咨詢等醫(yī)療健康服務(wù)，提高職工身心健康水平。

維權(quán)管理。運(yùn)用工會(huì)檔案維護(hù)權(quán)利時(shí)，由歸檔部門負(fù)責(zé)收集維權(quán)受理、維權(quán)調(diào)查取證及維權(quán)調(diào)解仲裁等相關(guān)信息。

非涉密檔案公開共享。積極推動(dòng)非涉密檔案開放和二次開發(fā)利用，提高工會(huì)檔案的公開程度，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

檔案統(tǒng)計(jì)與展覽。定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理匯總，包括活動(dòng)次數(shù)、慰問(wèn)困難職工次數(shù)、扶貧金額、文體活動(dòng)開展次數(shù)及參與人數(shù)等。

四、結(jié)語(yǔ)

本研究分析了工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)的搭建、功能設(shè)計(jì)與智慧應(yīng)用等，期望通過(guò)利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，改造升級(jí)工會(huì)檔案管理，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)、合規(guī)運(yùn)行，提高工會(huì)檔案服務(wù)的范圍、效率和質(zhì)量。研究結(jié)果表明：

第一，工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)包括：統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，電子版文件，規(guī)范歸檔與標(biāo)簽化，RDF格式，微服務(wù)，快速檢索，無(wú)障礙查閱，電子簽章，ORC檢測(cè)與識(shí)別，備份，大數(shù)據(jù)分析、知識(shí)圖譜及人工智能算法，網(wǎng)絡(luò)安全配置，檢索數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

第二，工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)應(yīng)用包括：困難職工的檔案、困難職工管理服務(wù)客戶端、重要扶貧活動(dòng)、勞模及勞模創(chuàng)新工作室、重要文體及節(jié)日活動(dòng)、職工健康服務(wù)活動(dòng)、非涉密檔案公開共享、檔案統(tǒng)計(jì)與展覽。

第三，工會(huì)檔案管理模式從模擬態(tài)逐漸升級(jí)到數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)。基于信息治理、物聯(lián)網(wǎng)工具、ORC識(shí)別、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、語(yǔ)義組織等技術(shù)，對(duì)工會(huì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，可提高檔案資源數(shù)據(jù)化開發(fā)利用的價(jià)值和服務(wù)能力。

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作者簡(jiǎn)介 周潔，檔案館員，研究方向：黨的建設(shè)與工會(huì)檔案管理。

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