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企業行政管理中存在的問題及創新對策分析
近些年來,我國經濟快速發展,大大小小的企業如雨后春筍一般涌現,大部分企業在經營發展的時候,逐漸認識到了行政管理對于企業發展的重要性,行政管理是連接企業各個部門的橋梁和紐帶,對于企業的發展具有極為重要的作用,而科學的管理方法是許多企業都比較欠缺的一個部分。下面,筆者將根據自己的一些工作經驗,分析做好企業行政管理的策略。
一、企業行政管理的概述
任何一家企業都不能缺少行政管理機構,企業行政管理是為了適應市場經濟而出現的產物。就一般情況而言,企業行政管理包含著多個方面的內容,但是主要有以下四個方面:第一,企業行政管理人員需要對企業在未來一段時間的工作進行詳細的計劃,并制定出相應的計劃表。比如說,在某一段時間里,企業需要完成哪些目標和計劃,這些都需要相關的行政人員做好計劃,并督促企業其他部門的人員完成相應的計劃。第二,企業行政人員需要負責組織員工的工作,在企業里每一個員工都需要對自己所做的工作有一個明確的方向,都有自己的工作任務,但是在工作的時候,這些任務并不是憑空產生的,基本上每一項任務都是由相關部門的領導分配下來的,而行政管理部門則主要是對這些任務進行匯總,并將其分攤下去,組織員工開展相關的工作。第三,指揮企業員工開展工作,如前面所提到企業行政人員需要組織企業員工的工作,讓他們明確自己的工作內容,那么接下來在具體的工作中,行政管理的人員則要負責督促其他部門的員工按照計劃和要求完成相應的工作。最后,企業行政管理還要負責協調企業內部的種種矛盾和糾紛,幫助與員工擺正自己的工作態度,正確的認識自己,更好的為企業服務,實現自己的人生價值。
二、當前企業行政管理存在的主要問題
1. 管理松懈,存在較多的管理漏洞
企業行政管理的重要性不言而喻,近幾年來,大部分的企業也開始重視企業的行政管理工作,但是重視并不等于在實際操作中,企業的員工也認識到了企業行政管理的重要性,在工作中落實了行政管理的相關工作。在實際工作中,部分企業的規章制度還沒有完善,分工也不是很明確,這就使得企業行政管理部門的相關員工,在開展行政管理工作的時候,工作人員缺乏組織和紀律,一些管理決策完全憑借老板或者是上級領導的主觀意愿來安排的,而老板和領導在平時的工作中,與員工之間的溝通比較少,他們所作出的有些決策可能無法令員工滿意。此外,由于企業規章制度不夠完善,也容易使得管理松懈,致使企業管理存在較多的漏洞。
2. 照搬黨政機關的行政管理模式
眾所周知,在改革開放之前,我國的經濟模式是以計劃經濟為主的,改革開放之后,雖然實行了市場經濟,但是不可否認原有的經濟體制,也會對人們的思想和企業的發展產生一定的影響。
比如說,在部分企業里,企業領導人受市場經濟體制的慣性思維影響,在制定企業行政管理的相關工作制度的時候,一味地模仿黨政機關的工作管理模式,在開展工作的時候,形式主義和形象工程盛行。企業的發展模式與黨政機關有著很大的差別,盲目的照抄照搬黨政機關的行政管理模式,不但無法發揮企業行政管理的作用,可能還會浪費一定的人力、財力和物力,對于企業的發展是極為不利的。
3. 企業缺乏行之有效的行政管理體系
行政管理的相關工作并非是盲目開展的,在企業運行和發展的過程中,企業的行政管理應當有一個行之有效的管理體系。工作人員通過這個體系,做好工作計劃并將組織相關的員工開展好工作,這些工作的安排都需要采取行之有效的管理體系來完成。如果在開展行政管理的時候,沒有行之有效的管理體系,很多工作就會成為一團亂麻,這樣的話,對于企業的發展也極為不利。但是,筆者經過長期的觀察發現,目前大部分的企業在開展行政管理的時候,都缺乏行之有效的管理體系,除了一些大型的企業,在雄厚資金的支持下,建立了完善的行政體系以外,其他的一些小型企業都未能建立完整的行政管理體系。
4. 企業行政管理工作與實際相脫離
企業行政管理工作與實H相脫離是當前企業在開展行政管理工作的時候,比較常見的一個現象。比如說,在開展行政管理工作的時候,部分領導人員的思想還比較落后,只是將管理的重點放在檔案文書、辦公室、總務后勤等方面的管理上,這些工作雖然也分屬于企業行政管理工作的一部分,但他們可以說是企業行政管理中最為基礎的一部分,對于企業的發展不存在決定性的作用。在企業行政管理工作開展的過程中,大部分的工作人員都沒有意識到企業員工的管理才是行政管理的重點,只有做好了員工的管理,才能使企業朝著更好的方向發展,而這卻正是當前企業在進行行政管理時所欠缺的。
三、企業行政管理的創新對策
1. 轉變員工思想,認識行政管理重要性
行政管理是企業發展的一部分,在企業發展的過程中,做好行政管理工作是十分重要的,而要做好這項工作,不止需要企業行政管理部門的員工積極的配合領導相關的管理工作,還需要企業其他部門的員工認識到企業行政管理工作的重要性。
然而,在企業的實際運行中,大部分企業的員工對于行政管理的認識都比較落后,認為行政管理的工作較為簡單機械,對于公司的發展影響不大。而且部分員工還錯誤的將行政管理與企業的后勤管理混為一談,這種不恰當的認識,使得企業的行政管理工作難以有效的落實。因此,筆者認為在做好行政管理工作的時候,首先需要轉變企業員工的思想,使他們認識到行政管理對于企業發展的重要性,在平時的工作中,能夠積極的配合行政管理的相關工作,為企業發展出一份力。
2. 選擇規范化的行政管理模式,落實管理制度
如上文所述,目前在進行企業行政管理工作的時候,大部分企業對于行政管理的認識都不夠充分,企業行政管理的體系較為混亂,這種現狀對于企業的發展是極為不利的,也難以做好行政管理的相關工作。要想做好企業行政管理工作,解決相應的問題,就必須要選擇規范化的行政管理模式,在企業發展的過程中,企業行政管理人員要將發展建設的重點放在建設合理并且行之有效的管理體系上來,建立合理的管理制度,這樣企業的每個員工都能夠按照規章制度來完成自己的工作,在這個過程中,即使員工出現了什么差錯,也能根據已有的規章制度來進行問責。而且,企業建立了切實可行的規章制度,也能使員工明確自己的責任和工作任務,有利于企業的良性發展,協調各部門的關系。
3. 確保行政管理工作的合理性,促進企業發展
在企業里任何一項工作的開展都不是盲目的,一項工作的完成有其合理性,并不是說企業領導將工作安排下去了之后,企業員工就能馬上去執行工作,并將其出色的完成,這顯然是不太可能的,同樣的,在開展行政管理的相關工作時也是一樣的道理。
行政管理部門的負責人,在開展工作的時候,要根據企業的實際發展情況,結合企業的管理特點來開展工作,這樣的話才能保障相關工作的順利執行,當然,在開展任何一項工作之前,行政管理人員都要站在企業發展的角度去思考,如這項工作實施之后,是否能夠為企業帶來實實在在的經濟利益。因此,筆者認為在開展行政工作的時候,要征集企業員工的意見,同時結合企業自身的發展情況,合理的開展工作。而且,企業還應當將行政管理工作融入到企業的各個部門中,通過行政管理工作,滲透企業文化,創建企業品牌形象,促進企業的全面發展。
4. 建立完善的行政管理體系
俗話說無規矩不成方圓在許多人眼中,企業的行政管理工作對于企業的長遠發展影響不大,因此,在企業發展的過程中行政管理體系建立與否都無關緊要,如果企業員工始終抱著這種想法來開展工作,那么是無法做好行政管理工作的,企業的行政管理只有建立好了相應的管理體系,才能對自身進行準確的定位,在未來更好的發展。
企業行政管理體系需要構建的內容比較多,如權利體系、技術體系和事務體系等。其中權利體系是企業行政管理體系等關鍵,所謂的權利體系實際上指的就是行政管理中的行政架構,它基本上確定了企業行政管理的發展方向。技術體系和事務體系所包含的內容則主要是企業行政管理人員,在日常工作中應當做好的事情,比如說在平時的工作中如何與企業領導以及員工進行溝通、協調彼此之間的矛盾,在進行檔案管理、辦公室管理以及會議管理的時候,又該怎么做,這些都是技術體系和事務體系的相關工作者應當處理好的問題。
5. 聯系企業發展實際,開展工作
企業的任何一個部門,存在和發展的目的就是為了使企業獲取更多的利益,促進企業的發展。因此,在進行企業行政管理的時候,相關工作人員,要根據企業的發展需要,進行靈活的變通,盡可能的根據企業發展的需要,開展工作。比如說,在企業發展的過程,有些企業的規模比較小,企業文化較為欠缺,這使得大部分員工在工作的時候,抱著當一天和尚敲一天鐘的心態,在工作的時候,不能盡心盡力的完成工作,一旦遇到比自身企業條件更好的公司,這些員工就想跳槽到其他的企業去,求新的發展,這對于企業的發展就是極為不利的。所以,筆者認為企業行政管理在開展工作的時候,要根據企業的實際情況來開展,針對這種情況,就應當發揮行政管理的力量,建立企業文化,增強企業員工的忠誠度。
總之,企業的經營方式不同,在行政管理上所遇到的問題也不盡相同,企業在開展行政管理的相關工作時,要學會根據企業自身的實際情況入手,從管理制度、管理模式和體系等方面著手,制定科學合理地管理對策,以人為本,做好管理工作,這樣才能使企業朝著更好地方向發展。
我國企業行政管理的現存問題與改革思路
一、我國企業行政管理存在的問題
(一)管理理念與管理模式缺乏創新
現如今我國處于計劃經濟向市場經濟全面轉型的時候,企業行政管理固守著原有的管理理念與管理模式,比如企業行政管理模式受到了機關單位與國企的影響,存在著老派風氣。許多民企照搬照抄機關單位的管理模式,導致管理不能上行下效,一味地走形式主義路線,忽略了企業發展的真實需求。企業的行政管理中有許多類似的工作作風,這種落后的管理觀念與管理模式成為了企業的行政管理人員主要的管理文化。而另一部分的行政管理人員相對比較激進,不注重傳統的管理模式,一味地求新求快,注重引入高級先進的名企行政管理的新思想與新思路卻不重視企業的實際情況,導致企業的發展跟不上企業發展的步伐,最終浪費了企業的資源也阻礙了企業的發展,不利于企業良性的發展。
(二)高素質的專業技術人才不足
我國大多數的企業并不重視行政管理部門,對行政部門的理解就是打雜跑腿的部門,認為行政管理人員就是做不好其他的事情只好做了行政部門,對于行政管理人員更是不滿意,因此對于行政管理部門人員的配備要求較低甚至根本沒有要求。這種方式讓我國行政部門缺乏高素質的專業人才,既不利于部門工作的高效開展又不利于企業的正常發展,而且還會影響到其他部門的利益,造成與其他部門合作不足,關系淡漠等。除此之外,由于行政部門專業人才不足,制定的規章制度并不專業對于部門也缺乏約束力,難以執行,形同虛設。比如,大多的企業都會有行政前臺這個崗位,需要負責外部客戶人員的接待,需要有優質的服務態度與專業形象,否則會嚴重影響到企業的形象,不利于企業的發展。行政部門有其特的價值,但是還需要各個部門有效地配合與支持,各個部門必須要重視到行政部門的作用,讓企業的行政部門能夠發揮出自己的價值,施展出自己的才能。否則既不能提高行政管理部門的能力與效率也限制了企業的飛速發展。
(三)缺乏與業務部門的溝通
我國許多企業的行政管理部門與其他的業務部門關系不夠融洽,主要原因在于不愿意或者是沒有良好的進行溝通,這導致行政管理無法很好地配合其他業務部門的工作,業務部門也沒能認真配合行政部門的工作。由于行政部門人才的缺乏導致其規章制度只配合了自己部門的工作而沒有兼顧到其他業務部門的利益。行政部門在制定相關的規章制度時只重視采取了本部門的內部意見而忽略了其他部門的意見,導致制定出來的規章制度不符合實際需要導致難以貫徹執行,最終不利于部門之間的合作。這種工作方式從短期來看似乎更加符合本部門的利益,實則在實施過程中需要承受其他部門的不滿,不利于自身部門的工作開展。而在工作中行政部門忽略了其他部門的意見,沒有專門地聽取其他部門的意見,缺乏溝通,雙方各自只重視自身的利益。長此以往,業務部門與行政管理部門關系日益僵化,導致行政部門容易遭到孤立,最終阻礙了企業可持續的發展。
二、企業行政管理的改革思路
(一)積極更新管理理念,創新管理模式
我國企業行政部門的管理理念與管理模式亟須創新,既要對傳統的優質的管理理念進行繼承也需要認真學習外界的先進行政管理理念。行政部門需要創新自身的管理思維,認真看待自身的工作角色,注重自身的工作方法,積極地學習頂級的管理理念并且與自身企業的實際相結合,分析出適合自身發展的管理理念與管理模式。在這個過程中,一方面我們必須認可傳統行政管理思維對企業發展做出的貢獻,又要注重企業的長遠發展,摒棄傳統觀念里理念中不切合企業發展的管理理念,比如形式主義、官僚主義等,必須引進先進的管理理念,用先進的管理理念引導人、發展人,從而提升自身部門在企業發展中的作用與核心競爭力,發揮自身部門在企業中的作用,最終促進企業進一步發展。
(二)加強高素質的專業技術人才的培養
企業發展離不開工作人員的大力支持,工作人員是企業實現發展的重要執行者,而工作人員素質的高低與專業技能的成熟與否是企業發展的重要影響因素,而行政管理人才也是企業不可缺少的力量,是企業進行行政管理改革的重要方向。為了保證企業行政管理工作順利規范化地開展,必須加強高素質的專業技術人員的培養,保障為企業發展提供更多的人才。企業一方面要注重提高行政人員的自身素質,對行政人員提升聘用標準,認可行政人員的價值,另一方面要加強行政人員的培訓,對行政管理人員進行定期的先進行政管理理念與管理工具的培訓,提高行政人員對公司行政管理工作的成熟度,能夠成為獨當一面的高素質行政人才,促進企業傳統行政管理的改革,從而運用行政管理改革促進企業更好地發展。
(三)建立健全良好的溝通機制
企業行政管理部門與其他業務部門工作出現脫節現象,對此企業必須建立健全有效地溝通機制來促進行政部門與其他業務部門的溝通。行政部門制定規章制度等需要征詢其他業務部門的意見,注重其他業務部門的利益,在后勤保障工作上的安排也需要與其他業務部門進行商議,進行有效的溝通,利用網絡技術、座談會等方式讓多部門共同參與制定規章制度與后勤保障工作中。只有建立了良好的溝通機制,行政部門與其他業務部門才能更好地配合彼此工作,從而行政部門更好地為其他業務部門提供服務,促進企業更好地發展。因此,企業必須建立出一套完整高效的促進行政部門與其他業務部門有效溝通的制度。
三、結語
我國企業行政管理部門是企業中極其不重視的部門,但是行政部門的作用極大,為企業提供后勤保障,為企業的發展保駕護航。因此我們必須加強對我國企業行政管理的改革,發揮出企業行政管理部門的作用,為其他部門的工作提供協助,促進企業的高速發展。